{"id":44,"date":"2026-05-07T21:13:18","date_gmt":"2026-05-08T03:13:18","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.hdmex.com.mx\/?p=44"},"modified":"2026-05-07T21:14:04","modified_gmt":"2026-05-08T03:14:04","slug":"gestion-documental-en-que-ayuda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.hdmex.com.mx\/?p=44","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n Documental… \u00bfen que ayuda?"},"content":{"rendered":"\n

Historia de Terror No. 2,528
<\/strong>Llega el inspector del IMSS y solicita los comprobantes de pago del bimestre enero – febrero 2018
Todos empiezan a correr, primero van en busca de la versi\u00f3n digitalizada al departamento de Betty Perez, pero ya no la encuentran renunci\u00f3 y su m\u00e1quina fue formateada, se procede a buscar el documento en papel… se dirigen a la quinta mazmorra del edificio corporativo, donde se encuentra el archivo muerto, al entrar ubican una cantidad de cajas etiquetadas todas revueltas-… \u00bfcomo hago para buscar el archivo del IMSS del a\u00f1o 2018….?<\/p>\n\n\n\n

Es una realidad el que nuestros archivos estan relegados a la “Quinta Masmorra” del edificio corporativo… el problema sucede cuando por alguna asunto legal o no, se requiere consultar los documentos originales y simplemente NO se encuentran.<\/p>\n\n\n\n

La localizaci\u00f3n de los documento unicamente es un problema de los “n” relacionados con su gestion, considera los siguientes retos de la Gestion Documental:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Localizaci\u00f3n
    Determina la habilidad para localizar cualquier documento en segundos, ya sea electr\u00f3nico o f\u00edsico en papel, utilizados datos de sus caracter\u00edsticas (metadatos).<\/li>\n\n\n\n
  2. Transforamaci\u00f3n Digital
    Ya no imprimir los documentos contar con versiones digitales desde que se generan y gestionarlos unicamente de forma electr\u00f3nica.<\/li>\n\n\n\n
  3. Digitalizaci\u00f3n, mantenimiento del contenido textual
    Contar con una versi\u00f3n digitalizada de un documento de Papel, normalmente el archivo hist\u00f3rico o de concentraci\u00f3n de donde se extraiga el contenido en texto con t\u00e9cnicas digitales de tipo OCR.<\/li>\n\n\n\n
  4. Organizaci\u00f3n
    Contar con una estrucutra de archivo en donde se encuentren los diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivo de empleados, archivo de clientes, archivo deproveedores, etc., y que se identifique que area o departamento es el propietario de cada archivo.<\/li>\n\n\n\n
  5. Gesti\u00f3n
    Utilizar el “Turnado”, que se refiere a enviar dentro de la organizaci\u00f3n al \u00e1rea o departamento encargado de gestionar la documentaci\u00f3n que se recibe de forma digital o f\u00edsica.<\/li>\n\n\n\n
  6. Experiencia
    Conocer la experiencia en casos anteriores para normalizar y homogenizar. Identificar historia de clientes, proveedores, empleados, etc.<\/li>\n\n\n\n
  7. Conocimento
    La forma de resolver asuntos, como fue gestionado un caso u otro, que recursos se utilizaron, documentaci\u00f3n de proyectos o acciones realizadas, comunicaci\u00f3n a los empleados o proveedores<\/li>\n\n\n\n
  8. Hist\u00f3ria
    Aconteciminetos importantes en la instituci\u00f3n, objetivos cumplidos, hist\u00f3ricos de ventas de proyectos, de campa\u00f1as, conocimeito corporativo.<\/li>\n\n\n\n
  9. Normatividad
    Contar con la documentaci\u00f3n requerida por las autoridades, como el SAT, el IMSS, Secretar\u00eda del Trabajo, y las normas de la misma organizaci\u00f3n, que documentos requiere la integraci\u00f3n de un proveedor, que contratos estan celegrados, etc.<\/li>\n\n\n\n
  10. Eficiencia
    Generar documentos de una forma r\u00e1pida y homogenea basados en un esqueleto, y enviarlo a firma de forma electr\u00f3nica.<\/li>\n\n\n\n
  11. Espacio
    Donde guardar el papel, que espacio utiliza, se encuentra resguardado con seguridad, y perfectamente clasificados, con est\u00e1ndares de resguardo, etc.<\/li>\n\n\n\n
  12. Seguridad
    Quien tiene acceso a los documentos de papel o electr\u00f3nicos, se cumple con la ley de datos personales, puede verlo exclusivamente aquellos que en base a su informaci\u00f3n puede visualizarlo.<\/li>\n\n\n\n
  13. Colaboraci\u00f3n
    Se cumple el reto de construir o gestionar un documento colaborativamente con otros participantes. Se<\/li>\n\n\n\n
  14. Impacto ambiental
    Se ha reducido el uso de papel, se cuenta con una estrategia de “Paper Less” aut\u00e9ntica en que se mide y compara la marca de carbono de la empresa mes a mes, a\u00f1o a a\u00f1o, se han cambiado impresoras por escanners<\/li>\n\n\n\n
  15. Disminuci\u00f3n de Costos
    Es econ\u00f3mico el mantenimiento del archivo, hay una estrategia de digitalizaci\u00f3n, se mide el costo de impresi\u00f3n de papel, cuantos tipos de documentos se imprimen<\/li>\n\n\n\n
  16. Valor Jur\u00eddico y de conservaci\u00f3n de documentos digitasles
    Se cuenta con una firma electr\u00f3nica que ayuda a no imprimir papel y que se otorgue el valor jur\u00eddico a los documentos electr\u00f3nicos.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Estos son algunos de los retos y problemas que conyeva la gesti\u00f3n Documental….<\/p>\n\n\n\n

    \u00bfCuenta su empresa con una estrategia para cada uno de estos 16 puntos…?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Actualmente una eficiente Gesti\u00f3n Documental, es un reto tan importante que existen carreras universitarias para lograr una Licenciatura en Archivonom\u00eda (POLIT\u00c9CNICO – ENBA).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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